Schichtplan-Vorlage zum Ausdrucken: PDF und Excel für 23 Schichtmodelle, 2026 bis 2028

Für 23 Schichtmodelle liegt hier je eine Vorlage zum Ausdrucken bereit: eine A4-Seite quer, alle zwölf Monate eines Jahres, ein Modell pro Blatt, für 2026, 2027 und 2028. Herunterladen und ausdrucken. Wer lieber am Rechner ändert, nimmt statt des PDFs die Excel-Datei (.xlsx) oder die CSV mit denselben Schichten. Und eine Einschränkung gehört gleich nach vorn: das Blatt zeigt die Schichtgruppe, deren Zyklus am 1. Januar beginnt. Deine Gruppe läuft wahrscheinlich um ein paar Tage versetzt. Wie du dein eigenes Startdatum eintragen kannst, steht weiter unten.

Wir machen Lumical, eine App, die Dienstpläne in deinen Kalender scannt. Lies das also mit diesem Hinweis im Kopf. Die Kalenderseiten und die PDFs sind kostenlos und brauchen kein Konto.

Was auf dem Blatt steht

Oben links der Titel, zum Beispiel “Schichtkalender Conti-Schicht 2027”, darunter das Muster und das Jahr (“Conti-Schicht, 8-Stunden-Wechsel, 2027”). Oben rechts die Adresse der Seite, von der das Blatt stammt.

Darunter zwölf Monatstabellen in vier Spalten, jede mit den Wochentagen Mo bis So als Kopfzeile. Jeder Tag ist eingefärbt: Tagschicht hellblau, Nachtschicht dunkelblau mit weißer Zahl, Erholungstag grau, freie Tage weiß, komplett freie Wochenenden grün. Unten steht die Legende dazu, mit den Beschriftungen Tagschicht, Nachtschicht, Erholungstag, Frei und “Wochenende komplett frei”. Bei den 24-Stunden-Modellen der Feuerwehr heißt der erste Eintrag stattdessen “24-Stunden-Schicht”. Ganz unten die Zeile “Kostenloser Schichtkalender von lumical.app”.

Ein Erholungstag ist der erste freie Tag direkt nach einer Nachtschicht. Auf dem Papier ist er frei, in Wirklichkeit verschläfst du den halben Tag. Deshalb hat er eine eigene Farbe.

Bei Modellen mit Tag- und Nachtvariante zeigt das PDF die Tagschicht. Die Nachtvariante steht auf der Kalenderseite selbst, samt Zahlen für beide.

Die Vorlagen: 23 Modelle, drei Jahre

Der Modellname führt zur Kalenderseite für 2027. Dort liegt das ganze Jahr farbig auf dem Bildschirm, dazu die Jahresarbeitszeit, die Zahl der komplett freien Wochenenden und eine Kalenderdatei zum Import. Die drei Spalten daneben sind die PDFs, die letzte Spalte die Excel-Datei für 2027. Bei Modellen mit Tag- und Nachtvariante ist das die Tagvariante; die Nachtvariante und die Dateien für 2026 und 2028 liegen auf der Kalenderseite.

12-Stunden-Rotationen

Alle acht laufen mit Schichten à 12 Stunden.

Früh, Spät und Nacht

Die klassischen Dreischichtmodelle. Vier davon fahren 8-Stunden-Schichten, beim 6/4 der Polizei sind es zehn.

Feuerwehr: 24-Stunden-Schichten

Eine Schicht deckt einen vollen Tag und die Nacht ab. Auf dem Blatt ist sie deshalb durchgehend als Nachtschicht eingefärbt.

Offshore und FIFO: lange Blöcke

Wochenweise Blöcke, wie sie auf Bohrinseln, im Bergbau und bei langen Anreisen üblich sind. Alle vier mit 12-Stunden-Schichten.

Wochenmodelle

Diese drei hängen an festen Wochentagen. Sie wandern nicht, deine freien Tage stehen also das ganze Jahr fest.

Welches Modell deins ist, verrät der Blick auf den Aushang: zähl die Tage, bis sich das Muster wiederholt. 8 heißt Conti-Schicht oder 4/4, 14 heißt 2-2-3 oder 7/7, 28 heißt DuPont oder Southern Swing. Der Schichtkalender 2027 im Überblick sortiert die Modelle nach Rhythmus, und wenn in deinem Betrieb von vier Gruppen die Rede ist, hilft der Artikel zum 4-Schichtsystem beim Einordnen.

Eigene Startposition eintragen

Das PDF ist auf den 1. Januar geeicht. Wenn dein Block an einem anderen Tag anfängt, verschieben sich alle Farben, und das Blatt passt nicht mehr zu deinem Plan.

Dafür gibt es den Schichtplan-Visualizer. Modell auswählen, Jahr auswählen, dann im Feld “Day 1 of an on-block” den ersten Tag eines deiner eigenen Blöcke eintragen. Das Raster rechnet sich neu, und mit “Download as image” speicherst du das Jahr als Bild, das du ausdrucken kannst. Die Bedienelemente dort sind auf Englisch, die Rechnung dahinter ist dieselbe wie auf den Kalenderseiten.

Direkt aus dem Browser drucken geht auch. Jede Kalenderseite hat unten die Schaltflächen “PDF herunterladen” und “Drucken oder als PDF speichern”. Die zweite öffnet den Druckdialog deines Browsers mit genau dem einseitigen Blatt, das auch im PDF steckt. Beide zeigen die Gruppe mit Start am 1. Januar.

Excel und CSV: dieselbe Rotation zum Bearbeiten

Auf jeder Kalenderseite stehen neben dem PDF zwei weitere Knöpfe: “Als Excel herunterladen (.xlsx)” und “Als CSV herunterladen”. Die Excel-Datei hat drei Blätter. “Kalender” zeigt das Jahresraster wie auf dem PDF, ein Kästchen pro Tag mit Kürzel und Farbe. “Schichten” listet jeden Tag des Jahres in einer Zeile: Datum, Wochentag, Schicht, Beginn, Ende, bei Nachtschichten mit dem Hinweis “Folgetag”. “Legende” erklärt die Kürzel und nennt die Startgruppe und die Standardzeiten.

Die CSV enthält dieselben Zeilen wie das Blatt “Schichten”, für Numbers, Google Tabellen oder ein eigenes Skript. Beide Dateien sind kostenlos und gehören dir: Namen eintragen, Tausch markieren, Spalten ergänzen, alles erlaubt. Für Modelle mit Tag- und Nachtvariante gibt es beide Dateien je Variante.

Was die Vorlage nicht kann

Keine Formeln. Die Excel-Datei enthält die Schichten als Text und Farben, keine Rechnung dahinter. Änderst du ein Kästchen, rechnet nichts nach. Und ins PDF kannst du gar nichts hineinschreiben.

Keine Namen und keine Gruppen. Das Blatt zeigt eine Rotation, nicht den Dienstplan einer Abteilung mit Besetzung, Kürzeln und Vertretungen. Für so etwas brauchst du eine Tabelle oder die Software deines Arbeitgebers.

Keinen Betriebsplan. Das sind die allgemeinen Modelle, gerechnet mit offener Kalendermathematik, nicht der offizielle Plan eines bestimmten Unternehmens. Tauschschichten, Urlaub, Lehrgänge und Sonderdienste stehen nicht drin, weil sie sich nicht ausrechnen lassen.

Wenn der echte Aushang anders aussieht

Ein sauberes Modell passt auf ein Blatt. Der Dienstplan am Schwarzen Brett tut das selten. Ein Tausch hier, Urlaubsvertretung da, dazu ein Sonderdienst mitten im Zyklus. Genau dafür haben wir Lumical gebaut. Du fotografierst den Aushang oder den Screenshot aus der WhatsApp-Gruppe, die App liest jede Schicht heraus und legt sie auf den richtigen Tag im Apple Kalender, Nachtschichten über Mitternacht eingeschlossen. Vor dem Speichern siehst du eine Liste und hakst ab, was stimmt. Wie das Schritt für Schritt läuft, steht in der Anleitung Dienstplan-Foto in den iPhone-Kalender übertragen.

Hängt dein Plan als Ausdruck am Schwarzen Brett? Hol dir Lumical im App Store und bring ihn mit einem Foto in deinen Kalender.