シフト表は、カレンダーに入って初めて予定として使えます。 休憩室の壁に貼られた紙。LINEのグループに流れてきた画像。そのままでは、「再来週の土曜、空いてる？」に即答できません。この記事は、写真で届くシフト表（勤務表）をApple カレンダーに取り込む方法の実用ガイドです。
私たちはシフト表をカレンダーに取り込むiPhoneアプリ、Lumicalを作っています。その前提で読んでください。ただし、この記事の大半はアプリを入れなくても役に立つはずです。
スクショ管理はどこまで持つか
いちばん多いやり方は、シフト表を撮って写真アプリに置いておくことでしょう。悪くない方法です。手元にはある。ただ、カレンダーではないので、できないことがはっきりしています。
- 通知が出ません。夜勤の前日に教えてくれる仕組みがない。
- ほかの予定と重なりません。友人と約束するたびに、写真を開いて照合することになります。
- 家族に伝わりません。Apple カレンダーなら共有カレンダーで済む部分です。
- 翌月の画像が今月の画像を埋めます。年末には、よく似た12枚から目当ての1枚を探すことになります。
シフトが月に数回なら、これで十分回ります。週4で入っていて夜勤が混ざるなら、どこかで予定がぶつかります。
手入力でいちばん壊れるのは夜勤の日付
次の段階は手入力です。iPhoneの標準カレンダーに1件ずつ打ち込む。完全に固定のローテーションなら繰り返し設定が使えますし、4勤4休のような決まったパターンなら、シフトパターンのページから1年分のカレンダーファイルを無料で取り込めます。
問題は、毎月変わるシフト表です。20件、30件と打ち込めば、どこかで間違えます。行を1つ読み飛ばす。15日と18日を取り違える。そして、いちばん多くて当日いちばん困るのが夜勤です。夜勤は2つの日付にまたがります。19時から翌朝7時の勤務を、終了を同じ日の朝7時にしたまま保存してしまう。あるいは勤務明けの日付に入れてしまう。結果、カレンダーでは空いて見える土曜を、実際には職場で迎えることになります。夜勤が週末をどう消すかは、ブログの「金曜の夜勤」の記事に数字ごと書きました。
スケジュールをカメラで取り込む手順
Lumicalでのやり方はこうです。
- シフト表をカメラで撮影します。紙でも壁の掲示でもかまいません。LINEで届いた画像やスクショは、撮影せずそのまま読み込めます。
- アプリが1枚の画像から1か月分の勤務をまとめて読み取ります。1件ずつ打ち直す作業はありません。
- 保存する前に、読み取った内容を確認します。日をまたぐ夜勤は自動的に正しい日付に入りますが、手書きの修正が入ったシフト表などは、ここで必ず一度見てください。
- 保存すると、そのままApple カレンダーに入ります。通知、家族との共有、ほかの予定との重なり確認は、カレンダー側の機能がそのまま使えます。
読み取りが常に完璧だとは言いません。だから確認画面があります。それでも、30件の手入力と30件の目視確認では、かかる時間も間違いの入り込む余地も違います。
3つの方法を並べるとこうなります。
| 管理方法 | 向いている場合 | 弱点 |
|---|---|---|
| スクショを保存 | シフトが月に数回の場合 | 通知が出ない。ほかの予定と照合できない |
| 手入力 | 固定のローテーション | 打ち間違い。夜勤の日付ずれ。毎月やり直し |
| カメラで取り込み | 毎月変わるシフト表が紙や画像で届く場合 | 保存前の確認は必要 |
iPhoneのシフト表アプリを選ぶ基準
App Storeでシフト表アプリを探すと、選択肢はたくさんあります。どれを選ぶにしても、この4点は確認する価値があります。
- 標準のカレンダーに書き込めること。予定が専用アプリの中に閉じると、共有も重なり確認もできません。
- 夜勤を2つの日付として正しく扱うこと。
- 保存する前に内容を確認できること。
- 手入力を減らせること。結局毎月20件打ち直すなら、アプリを足した意味がありません。
Lumicalはこの4点を満たすように作っています。逆に言えば、シフトが完全な固定で例外もないなら、アプリは要りません。標準カレンダーの繰り返し設定か、上に書いた無料のカレンダーファイルで足ります。アプリが効くのは、毎月違うシフト表が紙や画像で届いて、それを人間が打ち直している場合です。
毎月のシフト表が写真で届くなら、App StoreでLumicalを入手して、次の1か月を1回の撮影で終わらせてください。